Jak připravit úspěšný onboarding a adaptaci

Onboarding nového kolegy

Onboarding zaměstnanců neboli organizační socializace je individuální a interně nastavený proces každé společnosti. Onboarding je proces nástupu nového kolegy. 

Cílem onboardingu je vybudovat v novém kolegovi silnou vazbu ke společnosti, týmu a pozici, kterou bude zastávat. Bezesporu je cílem onboardingu také získání nezbytných znalostí, dovednosíi a modelů chování, aby se nový kolega stal spokojeným a efektivním členem společnosti. 

Některé společnosti pro onboarding využívají speciální software. Onboarding software obsahuje seznam kroků pro úspěšný onboarding nového kolegy, upomínky na hodnocení nejen zkušební doby, ale celého pracovního života zaměstnance. 

Co je potřeba připravit před nástupem nového kolegy

Nástup nového kolegy do týmu je důležitým momentem pro jakoukoli společnost. Správná příprava před příchodem nového zaměstnance může výrazně ovlivnit jeho první dojem, následnou efektivitu v práci a také spolupráci s ostatními kolegy. 

Pojďme se podívat na základní kroky, které by měly být provedeny před nástupem nového kolegy, aby byla jeho integrace co nejúspěšnější:

1. Vytvoření onboarding plánu a plánu adaptace: Během prvních chvil by se nový kolega měl dozvědět, kdo je jeho nadřízený, kdo z týmu bude jeho buddy, jaký je plán na následující dny; 
2. Příprava pracovního místa: Ujistěte se, že pracovní místo nového kolegy je připraveno a plně vybaveno (nový kolega bude mít přístup k počítači, telefonu, případně jiným potřebným nástrojům a materiálům); 
3. Komunikace s týmem: Informujte svůj tým o tom, že nový kolega přijde a jaká bude jeho role. Podpořte pozitivní přístup a otevřenost vůči novému členovi týmu. Je důležité, aby buddy nového kolegy měl časovou i znalostní kapacitu se nováčkovi dostatečně věnovat;
4. Příprava výukových materiálů: Připravte případné výukové materiály, které mohou novému kolegovi pomoci lépe se seznámit s pracovními procesy, politikami a systémy ve vaší organizaci; 
5. Plánování schůzek s klíčovými lidmi: Naplánujte setkání s kolegy, se kterými bude nový kolega pravděpodobně spolupracovat; 
6. Představení firemní kultury a hodnot: Novému kolegovi představte firemní kulturu, hodnoty a normy ve vaší společnosti. Nováček lépe porozumí firemnímu prostředí; 
7. Zajištění potřebných školení: Zajistěte, aby nový kolega dostal všechna školení, které k výkonu své práce bude potřebovat;
8. Poskytnutí informací o benefitech: Informujte nového kolegu o všech dostupných benefitech, jako jsou zdravotní pojištění, stravenky, firemní akce atd. Poskytněte mu také informace o tom, kde hledat podporu v případě potřeby; 
9. Zajištění plynulého procesu onboardingu: Ujistěte se, že veškeré administrativní úkony jsou vyřízeny včas a že onboardingový proces nového kolegy probíhá plynule a efektivně. Pravidelně jako HR partner nového kolegy na proces onboardingu dohlížejte, ptejte se na zpětnou vazbu a poskytuje pomoc, je-li třeba. 

Dodržení těchto kroků a pečlivá příprava před nástupem nového kolegy může výrazně usnadnit jeho integraci do týmu a přispět k jeho úspěchu v práci

Onboarding plán

Oddělení věnující se náboru zaměstnanců splnilo svůj úkol, tedy výběr a přijímání zaměstnanců, a vy tak máte nového kolegu. Připravte si individuální onboarding plán pro každého, každý nastupuje na jinou pozici, má jiná očekávání.  

Základní struktura onboarding plánu

• Komunikujte s novým kolegou - nováček přijal vaši pracovní nabídku, běží mu výpovědní lhůta ve stávajícím zaměstnání. Ideální čas pogratulovat za personální oddělení, nasdílet zajímavé informace, které by si měl nováček nastudovat. Pokud i před nástupem je plánována firemní akce, nováčka pozvěte a seznamte ho se zástupci společnosti a týmu, do kterého bude nastupovat. 
• Informace pro nováčka - nově nastupujícímu kolegovi zašlete uvítací email se základními instrukcemi ohledně prvního dne v práci. Kromě základních informací v kolik, kde a u koho se má hlásit, uveďte, jaké s sebou má přinést dokumenty, kdy bude absolvovat pracovně-lékařskou prohlídku, ani informace o dress code nejsou nadbytečné. Připojte i kontakt na vás. 
• Naplánujte první dny - z pozice HR zorganizujte první dny nového kolegy, od pracovně-právní administrativy (zadání nového kolegy do interního systému, zajištění přístupů, pracovní smlouvy a jejího podpisu, seznámení se směrnicemi, atd.), přes zasedací místnost, kde bude nováček sedět, než se připojí k týmu. Zkontrolujte, že jeho manažer je na nástup připravený - informoval svůj tým, připravil setkání, pracovní vybavení a další potřebné věci. Je úkolem nadřízeného pracovníka, aby připravil adaptační plán a adaptace nových zaměstnanců proběhla dle očekávání obou stran. 
• Kontrola procesu adaptace zaměstnanců - nastavte si upomínku, abyste v průběhu zkušební doby a před jejím uplynutím zkontrolovali, jak adaptace pracovníků probíhá a zda je vše v pořádku jak na straně nového kolegy, tak i z pohledu jeho vedoucího. 

Jaký zvolit onboarding plán?

Individuálně postavený na míru nově přicházejícího kolegy. Můžete samozřejmě “oprášit” předchozí onboarding plán, ale určitě jej revidujte - aby obsahoval aktuální informace, byl ušitý na míru. 

Nepovedený onboarding

Stálo vás hodně času, úsilí a peněz nového kolegu do společnosti přijmout. Stejnou intenzitu je potřeba věnovat i onboardingu a adaptaci, aby vaše dosavadní snaha nepřišla vniveč.

Ukážeme si nejčastější chyby, kterých se některé společnosti při onboardingu nových zaměstnanců dopouštějí, a řekneme si, jak se jim vyhnout:

1. Nedostatečná příprava: Nejčastější chybou je nedostatečná příprava na nástup nového kolegy. Od “drobností” jako je nepřipravené pracovní místo a narychlo vymýšlíte, kam nového kolegu posadit. Nedostatečná komunikace s týmem, který nemá informaci o tom, že nový kolega bude nastupovat, mohou vztahy na pracovišti nenávratně zničit.
2. Chybějící onboarding plán: Mnohdy se stává, že společnost nemá jasný onboardingový plán, nebo se tímto plánem neřídí. Toto může vést ke ztrátě motivace nového kolegy, chybí vám nástroj, jak hodnotit výkonnost nového kolegy; 
3. Nedostatek komunikace: Nedostatek komunikace s novým kolegou ohledně jeho role, očekávání a firemní kultury může vést k nedorozuměním a nedostatečné integraci;
4. Nedostatečná podpora a chybějící buddy: Neposkytnutí adekvátní podpory a buddyho novému kolegovi může vést k pocitu izolace a neschopnosti plně se zapojit do práce; 
5. Nedostatečné školení: Nedostatečné zaškolení nového kolegy v pracovních procesech, systémech a nástrojích může vést k jeho frustraci a snížené efektivitě v práci; 
6. Neposkytnutí zpětné vazby: Nedostatek zpětné vazby a pravidelného hodnocení nového kolegy může vést k tomu, že nováček neví, v jakých oblastech se mu daří naplňovat očekávání a opomenutí oblastí, ve kterých potřebuje podporu nebo další školení.

Pro úspěšný onboarding nového kolegy je klíčové mít jasný plán, komunikovat s novým zaměstnancem a poskytnout mu podporu a školení potřebné k úspěchu v práci. Naše doporučení pro vás - poučte se z výše uvedených chyb, investujte do správné adaptace nových členů týmu a to nejen ve prospěch nováčka, týmu, ale celé vaší společnosti

Adaptace nového kolegy

Adaptační proces je stejně jako onboarding individuální a v každé společnosti odlišný, v rámci jedné společnosti může být odlišný pro různé typy pracovních pozic. Adaptace nováčka může trvat několik dnů nebo i několik týdnů. 

Základní struktura adaptačního plánu

• Pravidelné schůzky - manažer nováčka by měl mít naplánované pravidelné schůzky, kde kromě denní operativy a případných nejasností bude řešit i spokojenost nováčka se společností, pracovní náplní, spoluprací s ostatními kolegy.  
• Buddy - je vhodné novému kolegovi přiřadit buddyho, zkušeného kolegu, který bude mít jeho proces adaptace na starosti, zasvětí nováčka do práce, pomůže s navázáním kontaktů, zodpoví dotazy. Pro buddyho toto může být rozvojovou aktivitou. 
• Školení - od povinných, zákonných školení po ta, která nováček bude k výkonu své práce potřebovat. Součástí školení nebo zaškolení může být stínování zkušeného kolegy. Hodně společností v prvních dnech poskytuje nováčkům “kolečko po společnosti”, kde se nováček seznámí se všemi odděleními, naváže kontakty. 

Co následuje po adaptaci

Po ukončení adaptačního procesu je nutné jeho vyhodnocení, se kterým zaměstnance seznámíte. Následuje osobní rozvojový plán, který by měl mít každý zaměstnanec, aby věděl, co se od něj očekává, jak budete postupovat při hodnocení pracovního výkonu, který odvede.

Nováček ve zkušební době odchází

Pokud se nový kolega rozhodl ukončit svůj pracovní poměr ve zkušební době, požádejte ho o schůzku a zpětnou vazbu. Cílem je zjistit, proč odchází, a co byste mohli udělat pro to, aby své rozhodnutí změnil. 

Jestli je nováček už přesvědčený, že vaše společnost pro něj není ta pravá, požádejte o upřímnou zpětnou vazbu, co byste měli dělat jinak, aby další nováček dostal kompletní servis. Pokládejte otázky, které vám pomohou proces onboardingu a adaptace vylepšit.

• Inzerát a výběrové řízení - zeptejte se, zda odpovídal popis pozice v inzerátu realitě, zda dostal nováček v průběhu výběrového řízení správné informace ohledně náplně, týmu a podobně?
• Onboarding proces - jak jej odcházející kolega hodnotí, co se mu líbilo, co by změnil. 
• Adaptační proces - jak se mu nadřízený věnoval, jak hodnotí přiděleného buddyho, dostal všechna školení, měl veškeré potřebné vybavení k práci? 

Kolegové, kteří odcházejí ze společnosti, jsou většinou velmi upřímní, a dozvíte se spoustu zajímavých věcí. Vše je nutné nejprve ověřit, zda se dané informace zakládají na pravdě. 

Získané informace proberte s nadřízeným a připravte společně plán, jak eliminovat nedostatky. 

Na co nezapomenout

Onboarding i adaptace jsou procesy, které musí být v každé společnosti individuálně nastaveny. Vyšší vedení společnosti by mělo být zapojeno (například při hromadných náborech nováčky přivítat, s novým kolegou se setkat a zeptat se, jak se mu ve společnosti líbí a jak by zástupci vyššího vedení mohli pomoci). 

Jen se správně fungujícím onboarding a adaptačním procesem získáte motivované, stabilní, efektivně pracující zaměstnance, kteří se podílí na tvorbě vaší firemní kultury.

Onboarding a adaptace neleží na bedrech personálního oddělení, je ve společném zájmu, aby nový kolega, do kterého se již investovalo tolik času a peněz, byl ve své roli úspěšný. Personální oddělení vše koriguje a nabízí možné cesty, kterými se nadřízený nebo vedení společnosti může vydat, aby firemní onboarding a adaptace byly úspěšnými procesy.

Aktualizováno 9. dubna 2024